解雇や退職関連の書式の書き方・見本一覧【弁護士が解説】　

更新日:2024年6月19日

解雇とは、会社（使用者）から従業員（労働者）に対する雇用契約の解除の意思表示のことをいいます。

解雇には、普通の解雇と懲戒解雇、整理解雇とがあります。

懲戒解雇は、従業員の非違行為が重大な場合に行う懲戒処分のうち、最も重い処分となります。

整理解雇は、会社の業績が著しく悪化した場合などに人員整理のために行わされるものです。

従業員の離職の場面では、この解雇の他に、自主退職と合意退職があります。

自主退職は、従業員側から会社に対して退職の意思を表示するものです。

合意退職は、最終的に会社と従業員の双方の納得の上で退職を合意することです。

従業員が離職した後、トラブルになるケースが見受けられます。

例えば、実際は自主退職のはずだったのに、「不当に解雇された」として、従業員側から訴訟を提起されるなどが典型です。

このようなトラブルを防止するために、適切な書類を作成して、保存しておくことが重要となります。

そこで、ここでは、解雇や退職にまつわる書式を紹介させていただきます。

ご相談の流れはこちらから。

退職・解雇関連については、相手が問題社員の場合、特に注意する必要があります。

問題社員への対応については、こちらのページに詳しく解説しております。

※書式については、その適法性等を保証するものではありません。

退職届

本様式は、労働者が会社に提出する退職届です。

労働者が自発的に作成して提出する場合もあり、特にこの様式でなくてもよいのですが、あらかじめ定型化しておき、退職の際は、定型書式に記載してもらうことが簡明です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

解雇予告通知書

本様式は、会社が労働者に対して解雇予告し、普通解雇する際の通知書です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

解雇通知書

本様式は、会社が労働者を解雇する際の通知書です。

解雇する場合、30日以上前に予告するか、または平均賃金の30日分以上の解雇予告手当を支払わなければなりません。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

諭旨解雇通知書

本書式は、会社が労働者を諭旨解雇する際の通知書のサンプルです。

諭旨解雇は、従業員に退職届を提出させた上で解雇を行うものですから、通知書には退職届の提出期限を記載するようにしましょう。

諭旨解雇について、詳しい解説はこちらをご覧ください。

 

 

懲戒解雇通知書

本様式は、会社が労働者を懲戒解雇する際の通知書です。

懲戒解雇する場合、予告または予告手当の支払いの必要はありません（ただし、労働基準監督署長の認定が必要（労基法20③））。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

退職合意書①

本様式は、会社と従業員が雇用契約を合意解約する場合のものです。このようなケースで、会社側がもっとも気をつけなくてはならないのは、後でトラブルが蒸し返さないようにすることです。

労働者側が異議申し立てを行う手続は多くあるため（労働審判、訴訟、労働局のあっせんなど）、今回の解決金の支払いをもってすべて解決したということを書面で明確にしておく必要があります。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

退職合意書②

本様式は、会社と従業員が雇用契約を合意解約する場合のものです。

①と違うのは、退職慰労金名目で解決金を支払っているという点です。

規定の退職金よりも多くお金を支払ったという事実が会社内で広まると、他の従業員が辞める際に、同じようにごねてくる可能性があります。

そのような心配がある場合には、本様式のように口外禁止条項を入れることが有効です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

希望退職者の募集

本様式は、経営状況が厳しい状況にある会社が行う希望退職者募集の通知です。

整理解雇を行う場合、まずは希望退職者を募るなどして、解雇回避措置を取ることが必要です。

本様式は、その希望退所者を募集する場合に必要です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

退職勧奨通知書

この様式は、企業が特定の個人に対して退職勧奨を行う際に用いる通知書のサンプルです。

退職勧奨の理由は業績不振を前提としています。

なお、退職勧奨は、デリケートな問題であるため通知書などの書面を使わずに面談（口頭）で行うことが基本と考えられます。

退職勧奨について、くわしい解説はこちらをご覧ください。

 

 

整理解雇通知

本様式は、整理解雇の場合の解雇通知書です。

整理解雇を行った場合、被解雇者から解雇が無効であるとして、裁判が起こされる場合があるので、解雇理由が整理解雇であることが書面上明確になっていた方が望ましいでしょう。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

退職承認通知

本様式は、退職届（若しくは退職願）を受理した場合に、相手に交付する承認通知です。

退職届を受理しても、気が変わったから退職を撤回したいなどと申し入れがある場合は多くあります。

その場合、雇用契約が終了しているか否かが争いとなります。

そのようなトラブルを防ぐために、このような文書を相手に交付しておくとよいでしょう。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

雇い止め通知

行政の指針によれば、使用者は、有期労働契約(当該契約を三回以上更新し、又は雇入れの日から起算して一年を超えて継続勤務している者に係るものに限り、あらかじめ当該契約を更新しない旨明示されているものを除く。

次条第二項において同じ。)を更新しないこととしようとする場合には、少なくとも当該契約の期間の満了する日の三十日前までに、その予告をしなければなりません(平二○厚労告一二・一部改正)。 この様式は契約を更新しない場合に労働者に通知する書式です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

更新しない理由の通知

行政指針によれば、上記（雇い止め通知）の場合、使用者は、労働者が更新しないこととする理由について証明書を請求したときは、遅滞なくこれを交付しなければなりません。

また、有期労働契約が更新されなかった場合において、労働者が更新しなかった理由について証明書を請求したときは、遅滞なくこれを交付しなければなりません。

この様式はその理由を労働者に通知する書式です。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

社員への復職のお知らせ

この書式は、解雇した社員が復職する際に、他の社員に周知するためのサンプルです。

また、関連して、解雇・退職について詳しくはこちらをご覧ください。

 

 

無期転換申込書

この書式は、労働者が使用者に対して、無期労働契約を申し込むときのサンプルです。

無期転換について、労働者の方はいつでも行使することができるわけではありません。

それでは、使用者の側も労務管理を行いえないからです。

法律上は、無期転換申込権が発生することとなる有期労働契約の期間満了時までに申込みをすることを要求しています。

なお、申込みは、口頭で行っても法律上は有効です。

しかし、口頭での申込みは、後日、申込みをしたかどうかの争いが生じやすいという問題がありますので、労働者の方には、できるだけ書面で申込みを行うことをお勧めします。

 

 

無期転換申込受理書

この書式は、労働者からの無期労働契約の申込みに対する受理通知書のサンプルです。

無期転換について、労働者はいつでも行使することができるわけではありません。それでは、使用者の側も労務管理を行いえないからです。

法律上は、無期転換申込権が発生することとなる有期労働契約の期間満了時までに申込みをすることを要求しています。

なお、申込みは、口頭で行っても法律上は有効です。

しかし、申込みを受けた事業主の方には、その事実を確認するための書面を労働者に交付しておくことをお勧めします。

その他、無期転換ルールについての詳細はこちらをごらんください。

 

 

解雇理由証明書

この書式は、従業員からの求めに応じて、会社が解雇の理由を記載した書面を作成し、通知する際に使用する際のサンプルです。

解雇理由証明書についての詳しい説明はこちらをご覧ください。

 

 

休職期間満了通知書（解雇扱い）

休職期間満了にあたり解雇が予定されている場合、休職期間満了の30日前までに解雇予告通知をする必要があります。

この解雇予告通知としての休職期間満了通知書は、休職期間満了日の30日前までにその従業員に届くよう送付することとなります。

この通知書を出さない場合には、解雇予告手当を支給することになりますので注意が必要です。

 

 

休職期間満了通知書（退職扱い）

法律上、休職期間満了にあたり退職扱いとなる場合、特に通知書を出す義務はありません。

この場合であっても、従業員に退職扱いとなることを予告することで、無用なトラブルを防げるケースもあります。

そのため、退職または解雇のいずれの場合であっても、休職期間満了の３０日前までには休職期間満了日を通知する書面を送付されることをお勧めします。

 

まとめ

以上、解雇・懲戒解雇・整理解雇する場合、自主退職・合意退職の場合、その他雇い止め等の離職に関する書式をご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

人事上の問題は会社側に大きなリスクをもたらす可能性があります。

このホームページでご紹介している情報が企業や弁護士の皆さまのお役に立てれば幸甚です。

なお、当事務所は、企業や士業（社労士・税理士）の皆様に対して、初回無料で法律相談を行っています。

法律相談は、当事務所の労働問題に注力する弁護士が対応していますので、専門的な助言を必要とされている場合、ぜひご活用ください。

ご相談の流れはこちらのページをご覧ください。

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※従業員（労働者）様のご相談については、利益相反の可能性があるため応じられません。予めご了承下さい。